Modalità e tempistiche di segnalazione ai Sistemi di Informazione Creditizia.

«Il fallimento di una relazione è quasi sempre un fallimento di comunicazione»

(Zygmunt Bauman)

La Decisione n. 13374 del 30 dicembre 21024 del Collegio di Milano dell’Arbitro Bancario Finanziario tratta della lamentata illegittimità di una segnalazione effettuata da un intermediario presso i Sistemi di Informazione Creditizia (SIC). Sostiene il ricorrente che l’intermediario avrebbe effettuata siffatta segnalazione omettendo di inviare il preavviso previsto dalla vigente normativa, risultando conseguentemente la segnalazione medesima illegittima.

La questione viene decisa dall’Arbitro sotto un duplice profilo: modalità e tempistiche con cui l’Intermediario debba provvedere all’invio della comunicazione d’obbligo preliminare alla segnalazione stessa.

Nel caso di specie, la comunicazione alla clientela era stata inviata tramite PEC. Osserva, sul punto, il Collegio giudicante che «l’astratta utilizzabilità della posta elettronica certificata e degli altri sistemi di recapito della corrispondenza con tracciamento della spedizione per l’invio dei preavvisi di segnalazione è già da tempo avallata dalla giurisprudenza dei Collegi ABF (Collegio di Coordinamento, 24 settembre 2012, n. 3089)[1]. Si tratta infatti di una modalità di comunicazione dei preavvisi apertamente riconosciuta come legittima dal provvedimento del Garante del 26 ottobre 2017, con il quale è stato stabilito che, a tal fine, “in alternativa all’invio delle comunicazioni a mezzo posta di uso tradizionale (quali la raccomandata con ricevuta di ritorno e il telegramma, strumenti espressamente previsti dall’art. 9-bis della legge 12 dicembre 1990, n. 386 per il preavviso di iscrizione nella Centrale di Allarme Interbancaria-CAI in caso di emissione di assegni in mancanza di provvista), gli operatori si potranno avvalere dei mezzi considerati legalmente equivalenti, come la posta elettronica certificata”. Il Codice di condotta per i sistemi informativi gestiti da soggetti privati in tema di crediti al consumo, affidabilità e puntualità nei pagamenti approvato con provvedimento del Garante del 12 settembre 2019, cd. Nuovo Codice, ha inoltre sancito all’ Allegato 1[2] che “fermi restando gli strumenti già individuati con il provvedimento del Garante del 26 ottobre 2017[3] (ad esempio la posta elettronica certificata (PEC) con evidenza della consegna del relativo messaggio di invio ad altro indirizzo PEC o posta elettronica semplice), si considera altresì idoneo a garantire l’adempimento dell’obbligo di preavviso di segnalazione del primo ritardo di cui al presente Codice di condotta l’invio tramite vettore con servizio di tracciatura e certificazione dell’avvenuta consegna. La segnalazione tramite PEC alla posta ordinaria va dunque considerata legittima».

Prosegue l’Arbitro, giudicando della tempestività della comunicazione effettuata all’utente preliminarmente alla segnalazione dello stesso nel Sistema di Informazione Creditizia. Sul punto così recita il punto 6 dell’art. 5 rubricato “Modalità di raccolta e registrazione dei dati” del Codice di Condotta: «Al verificarsi di ritardi nei pagamenti, il partecipante, anche unitamente all’invio di solleciti o di altre comunicazioni, o eventualmente con le modalità indicate nel contratto, invia all’interessato un preavviso circa l’imminente registrazione dei dati in uno o più SIC. I dati relativi al primo ritardo possono essere resi accessibili ai partecipanti solo decorsi almeno quindici giorni dalla spedizione del preavviso all’interessato»[4]. Il Collegio di Coordinamento, con propria Decisione N. 4632 del 15 maggio 2023, stabilisce che «La comunicazione contenente il preavviso di segnalazione nei SIC, pervenuta successivamente alla data della prima segnalazione di un ritardo di pagamento, rende legittime le segnalazioni effettuate dopo la ricezione della comunicazione da parte dell’interessato, attesa la funzione del preavviso. Resta ferma l’illegittimità delle segnalazioni precedenti al preavviso, che vanno quindi cancellate»[5].

Premesso tale quadro normativo, L’ABF decide la legittimità della condotta dell’intermediario quanto all’utilizzo della PEC per l’invio del preavviso di segnalazione, al contrario – parzialmente accogliendo il ricorso – rileva come per l’iscrizione non sia stato rispettato il termine di 15 giorni quantomeno per la prima segnalazione, mentre quelle successive devono ritenersi precedute da una diffida tempestiva.

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[1] Arbitro Bancario Finanziario, Collegio di Coordinamento, Decisione N. 3089 del 24 settembre 2012 “… si deve ritenere che nel caso in cui il ricorrente, che sia stato segnalato da un intermediario in una C.R., chieda la cancellazione della segnalazione allegando di non aver avuto conoscenza del preavviso previsto dall’art. 4, comma 7, del Codice deontologico e dall’art. 125, comma 3, del t.u.b., l’onere di provare che il segnalato è stato messo previamente nella condizione di conoscere l’intenzione del segnalatore incombe sull’intermediario; si applicano quindi alla ipotesi predetta i principî generali previsti dal codice civile per le dichiarazioni recettizie e le relative presunzioni; posto però che nessun requisito di forma è normativamente previsto per il preavviso anzidetto, il richiamato principio dell’onere della prova acquista carattere di regola residuale di giudizio e pertanto la soccombenza della parte onerata che consegue alla valutazione di illiceità della segnalazione, dipende non solo dalla mancata dimostrazione da parte dell’intermediario di aver posto il preavviso dovuto nella sfera di conoscibilità del cliente segnalando, ma dalla impossibilità che il convincimento del Collegio giudicante circa l’effettivo adempimento dell’obbligo di preavviso possa formarsi in base a tutti gli elementi di prova comunque acquisiti”.

[2] Garante per la protezione dei dati personali – Provvedimento del 12 settembre 2019 – Codice di condotta per i sistemi informativi gestiti da soggetti privati in tema di crediti al consumo, affidabilità e puntualità nei pagamenti  – Allegato 1: “…Fermi restando gli strumenti già individuati con il provvedimento del Garante del 26 ottobre 2017 (ad esempio la posta elettronica certificata (PEC) con evidenza della consegna del relativo messaggio di invio ad altro indirizzo PEC o posta elettronica semplice), si considera altresì idoneo a garantire l’adempimento dell’obbligo di preavviso di segnalazione del primo ritardo di cui al presente Codice di condotta l’invio tramite vettore con servizio di tracciatura e certificazione dell’avvenuta consegna. Il documento contenente il preavviso di segnalazione viene inviato tramite un servizio di postalizzazione che preveda la tracciatura della spedizione con certificazione dell’avvenuta consegna al destinatario tramite un servizio di localizzazione satellitare GPS nonché la lettura del codice a barre univoco assegnato ad ogni lettera, con evidenza fornita dallo spedizioniere dell’avvenuta consegna comprensiva degli elementi del recapito effettuato”.

[3] Garante per la protezione dei dati personali – Provvedimento interpretativo di alcune disposizioni del Codice SIC – 26 ottobre 2017: “…Al riguardo, condividendo le motivazioni addotte dalla giurisprudenza di merito e di legittimità della quale si è già dato conto, anche il Garante ritiene che, al fine di rispondere alla ratio della norma, sia imprescindibile considerare il preavviso di imminente segnalazione un atto recettizio ai sensi degli artt. 1334 e 1335 c.c., con la conseguenza che, per la legittimità della segnalazione nei “Sic”, i titolari del trattamento (cioè gli operatori bancari e finanziari) debbano essere in grado di dimostrare l´effettiva ricezione della comunicazione scritta contenente il preavviso… In alternativa all´invio delle comunicazioni a mezzo posta di uso tradizionale (quali la raccomandata con ricevuta di ritorno e il telegramma, strumenti espressamente previsti dall´art. 9-bis della legge 12 dicembre 1990, n. 386 per il preavviso di iscrizione nella Centrale di Allarme Interbancaria-CAI in caso di emissione di assegni in mancanza di provvista), gli operatori si potranno avvalere dei mezzi considerati legalmente equivalenti, come la posta elettronica certificata. Ovviamente saranno anche considerati correttamente ricevuti i preavvisi che risulteranno noti all´interessato in virtù di successivi comportamenti significativi di quest´ultimo”..

[4] Arbitro Bancario Finanziario, Collegio di Coordinamento, Decisione N. 4632 del 15 maggio 2023: “… “l’obbligo di preavviso di cui all’art. 4 comma 7 del Codice di deontologia e di buona condotta per i sistemi informativi gestiti da soggetti privati in tema di crediti al consumo, affidabilità e puntualità nei pagamenti, approvato con deliberazione del 16 novembre 2004 del Garante per la Protezione Dati Personali, nonché l’obbligo di preavviso di cui all’art. 5, comma 6 del Codice di condotta per i sistemi informativi gestiti da soggetti privati in tema di crediti al consumo, affidabilità e puntualità nei pagamenti, approvato con provvedimento n. 163 del 12 settembre 2019 del Garante per la Protezione dei Dati Personali, trova fondamento nel diritto armonizzato di fonte eurounitaria in materia di protezione dei dati personali, alla luce del quale il preavviso di segnalazione costituisce requisito integrante la base legittima del trattamento mediante segnalazione nei SIC dei dati personali consistenti in informazioni relative ai ritardi nei pagamenti. Pertanto il suddetto obbligo di preavviso è requisito di legittimità del trattamento con riferimento alle segnalazioni nei SIC che coinvolgono tutte le persone fisiche, anche quando non si tratti di consumatore ma di imprenditore individuale o comunque di professionista”.

[5] Arbitro Bancario Finanziario, Collegio di Coordinamento, Decisione N. 4632 del 15 maggio 2023: “Se, come si è detto, l’obbligo di preavviso della segnalazione negativa nei SIC integra la base legittima del trattamento dei dati personali della persona fisica segnalata ex art. 6.1 lett. f) GDPR, ove manchi il preavviso l’interesse legittimo dei partecipanti al SIC non può legittimamente prevalere sui diritti del segnalato (interessato), che potrà pretendere la cancellazione delle segnalazioni effettuate a suo carico senza preavviso, dunque illecitamente, nell’esercizio del suo diritto di cancellazione (ex art. 17.1, lett. d del GDPR, cui rinvia l’art. 9 del codice di condotta del 2019). Per converso, l’avviso che intervenga successivamente alla prima segnalazione negativa, ripristina i presupposti, fissati dal codice di condotta, del legittimo bilanciamento degli interessi contrapposti. L’avviso, benché tardivo, da un lato, consente al segnalato-interessato di pretendere la cancellazione delle segnalazioni precedenti l’avviso, in quanto integrano trattamento illecito dei suoi dati personali, e, dall’altro, gli consente, se lo ritenga, di eliminare per il futuro il presupposto della permanenza della segnalazione negativa. In tal modo l’avviso tardivo legittima de futuro la prevalenza, sui diritti del segnalato-interessato, dell’interesse legittimo alla segnalazione dei partecipanti al SIC. Secondo l’interpretazione preferita da questo Collegio di Coordinamento, l’avviso successivo non è tecnicamente un requisito di validità del procedimento di segnalazione, quanto piuttosto un requisito di liceità del trattamento dei dati personali del segnalato, in cui si risolve il procedimento di segnalazione. Non si tratta pertanto di disquisire della possibilità o impossibilità della sanatoria di un vizio del procedimento alla luce della finalità del preavviso (che, come ritenuto anche dal Garante per la protezione dei dati personali, provvedimento dd. 26.10.2017, n. 438, interpretativo di alcune disposizioni del Codice SIC, è quella di “consentire all’interessato – venuto a conoscenza dell’imminente segnalazione del suo nominativo nei “Sic” – di adempiere al proprio obbligo creditizio prima che la segnalazione sia effettuata”), quanto piuttosto di ripristinare le condizioni di liceità del trattamento dei dati personali delle persone fisiche segnalate. Il ripristino della liceità del trattamento può avvenire successivamente al suo inizio, attesa la funzione dell’avviso di integrare la base legittima del trattamento, ferma l’antigiuridicità delle segnalazioni precedenti. Non vi è dunque ragione di negare che, pur intervenendo successivamente, l’avviso renda lecito, de futuro, il trattamento che prima era illecito a causa della sua mancanza”.